Деловая переписка как эффективный инструмент ведения бизнеса

Деловая переписка является важной составляющей ведения любого бизнеса. Она может стать эффективным инструментом в успешных взаимоотношениях с партнерами по коммерческой деятельности. На практике стоит иметь под рукой не только образец делового письма, но и знать правила ведения бизнес переписки.

Основные правила

Перед составлением письма следует уяснить следующее:

• Какое именно послание будет составляться по виду. Существуют письма: сопроводительные, в форме отказа, извещения, напоминания, гарантии и пр.
• Планируется ли получить ответ на письменное сообщение, что подразумевает выбор правильного вида письма. К примеру, в форме презентации не предполагает обязательной обратной связи.
• Нужно заранее продумать содержание текста, чтобы адресат верно понял написанное и не было места двусмысленности.
• Определить, как будет отправлено письмо. Следует понимать, что бумажные послания могут прийти не в срок. Поэтому при наличии сомнений, что адресат вовремя получит сообщение, лучше воспользоваться возможностями электронной почты.

Важное правило – корректность содержимого. Ни при каких обстоятельствах нельзя проявлять какие-либо эмоции, способные оскорбить адресата. В бизнесе это неприемлемо.

Другое правило касается оформления письма. В бизнес целях следует составлять послание на официальных бланках с указанием основных данных о компании. В большинстве случае такие бланки имеют оригинальное оформление, частью которого является изображение логотипа, бренда.

Существуют правила, которые касаются оформления самого текста. Последний должен быть разбит на смысловые абзацы. Недопустимо включать в 1 абзац слишком много информации. Громоздкость может вызвать скуку у адресата.

Структура и ее особенности

Отправители придерживаются определенной структуры в оформлении и содержании писем. Всегда указывается не только наименование компании, дата отправки, но и наименование, адрес получателя. При необходимости в письмо включается указание на определенное лицо - для кого предназначено послание. Обязательна к указанию тема письма.

В послании содержится вступительное обращение, основной текст, а также заключительная часть. Внизу письма проставляется подпись с расшифровкой, при необходимости ставится печать. Если имеются приложения, то они перечисляются.

Если соблюсти все правила составления делового письма, то реально освоить искусство ведения эффективной деловой переписки. Безусловно, не каждый бизнесмен владеет таким искусством. Однако всегда есть возможность этому обучиться. Сегодня проводятся бизнес тренинги в Москве на разные темы, включая тему деловой переписки. Каждый, кто желает знать, как правильно составлять важные для бизнеса письма, может получить ценные знания по данному направлению.

Кредитные риски Залог
Банк Платежные риски Налоги Бизнес-риски
Риски обеспечения Отраслевые риски Страновые риски
Таможня Резервы Кредит Региональные риски Рыночные риски Риски ликвидности
Проблемные активы 115-ФЗ Операционные риски
Риски финансовых институтов
Заемщик Арбитраж Гос.бюджет Правовые риски Банкрот Инвестиционные риски Бухгалтерский учет