Уничтожение документов: как это сделать правильно?

У каждого документа существует свой срок хранения. По истечении этого срока документы хранить необязательно, более того – желательно уничтожать. Для чего это делается? Чтобы сэкономить на хранении (зачем платить за хранение бумаг, которые уже не нужны?), упростить поиск по архиву. Но процедура уничтожения должна проводиться в строго определенном порядке, чтобы в дальнейшем избежать проблем с контролирующими органами. Как? Рассмотрим подробнее.

Для начала на предприятии создается экспертная комиссия, которая просматривает архив и определяет наличие документов, срок хранения которых истек, а также потерявших практическую значимость. Для этого нужно очень хорошо ориентироваться в сроках хранения той или иной документации. Чтобы избежать ошибок на этом этапе, можно заказать выделение документов к уничтожению на этом сайте – здесь вам помогут профессионалы, для которых это основной вид деятельности.

Здесь следует соблюдать некоторые правила. Например, если существует несколько копий одного и того же документа – копии можно ликвидировать, оставив только оригинал. Если в одно дело подшиты документы с разными сроками хранения, то дело необходимо расшить, а документы с истекшими сроками – изъять.

Затем создается акт о выделении документов к уничтожению. Он поможет вам в том случае, если контролирующие органы затребуют у вас эти бумаги – этот документ подтвердит, что все было ликвидировано законным путем.

Следующий этап – непосредственно уничтожение документов. Здесь существуют варианты. Наиболее оптимальный на сегодняшний день – измельчение на промышленном шредере. Это самый экологичный способ, так как измельченная бумага отправится на переработку, а вы еще и сможете получить какую-то компенсацию за сданную макулатуру. Существуют также такие варианты, как сжигание в промышленных печах и химическая обработка. Кроме их неэкологичности, у них есть и другие минусы. При сжигании могут остаться неуничтоженными какие-то части документов, а химическая обработка – достаточно длительный процесс, за которым трудно проследить. Главное на этом этапе – сохранение конфиденциальности данных и полная ликвидация бумаг, которые эти данные содержали.

О фактическом уничтожении документов также составляется отдельный акт.

Если вы сделаете все правильно, то в дальнейшем избежите множества проблем с налоговой и другими контролирующими органами.