Докладная записка: как правильно оформить

Докладная записка – документ, составляющийся в отношении работника (или сразу нескольких) или учащегося другим должностным лицом.

Бумага может адресоваться вышестоящему руководству либо внешним инстанциям. Такой документ составляется лицом, обнаружившим какие-либо нарушения законодательства, трудовых обязательств, дисциплинарного порядка и так далее. Чтобы воспользоваться готовым бланком докладной, советую использовать специализированные ресурсы, например, Фрешдок.

Содержание и правила составления докладной

Законом не предусмотрена точно регламентированная форма докладной, поэтому она фактически составляется в свободном порядке. Однако некоторые разделы в документе все же должны иметься, чтобы он получил официальный статус:

• название отдела/филиала организации (название всего преприятия, если записка внешняя);
• место составления (только для внешних бумаг);
• должность и ФИО получателя докладной;
• название документа и заголовок;
• текст;
• дата, ФИО, должность и подпись составителя.

Сначала советую ознакомиться с образцом, который доступен в режиме онлайн. Непосредственно текстовая часть условно состоит из нескольких элементов: описание фактической ситуации, замеченных нарушений и логические выводы, предложения, призывы к принятию решения или просьбы. Важно, что докладная не обязательно носит негативный характер. В таком документе могут содержаться просьбы о награждении, предоставлении премии, поощрения. Перед составлением советую сформулировать информацию четко и кратко, чтобы содержание докладной было предельно понятным, не содержало двусмысленностей.

Советуют составлять докладную в нескольких случаях

Наиболее распространенными поводами для докладной являются:

• систематические прогулы или опоздания работника;
• неисполнение должностных обязательств;
• многократное предоставление ложной информации;
• разглашение коммерческой или государственной тайны.

Если скачать конструктор договоров, любой документ, отвечающий требованиям закона, легко создать за считанные минуты. На основании такой докладной, на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание подходящего типа (выговор, вычет из зарплаты). Также сотрудник может быть уволен по несоответствию должности. Написать документ можно в свободной форме от руки либо воспользоваться распечатанным бланком.