На что обращать внимание в первую очередь при аренде конференц зала

Часто необходимо срочно провести конференцию, а подходящего помещения в офисе нет. В таком случае можно арендовать зал.

Какие залы подходят для конференции?

Давайте определимся с критериями, которые необходимо учитывать, при аренде зала:

1. Площадь помещения:

В первую очередь стоит учитывать какая площадь помещения необходима для того, чтобы вместить нужное количество участников и гостей;

2. Стиль помещения:

Это довольно субъективный критерий, однако стоит ориентироваться на аудиторию посетителей конференции. Какой интерьер лучше подойдет это вопрос стиля и направленности самой конференции, и вопрос контингента и предполагаемых вкусов слушателей.

3. Расположение:

Необходимо понимать, что в случае аренды зала в центре города, цена за аренду будет выше. Однако и комфорт и статус конференции также будет выше. Если попробовать совместить цену и качество, то лучше выбирать залы чуть дальше от центра, но в местах с хорошей транспортной развязкой.

4. Цена:

Цена аренды может колебаться от нескольких сотен до десяти и более тысяч долларов в сутки. Поэтому тут нужно сначала выбирать подходящий зал, а затем подыскивать более доступный вариант на рынке.

На что обращать внимание при аренде зала?

1. Опции, необходимого комфорта и функциональности помещения:

Wi-fi, Кофе брейк, Флип-чарт, Климат-контроль, Проектор, Аудио-система, Кондиционер с постоянным обслуживанием, Экран, Бизнес-ланч, Кулер, Ноутбук, Факс, Микрофон, DVD проигрыватель, Плазменная панель, Принтер, Презентер. 

Каждый из этих пунктов предполагает различные варианты использования. Например экран нужен, если на конференции предполагается работать с презентациями. В случае, если докладчики выступают только с помощью микрофона можно не использовать экран и проектор. Однако все эти опции необходимо предусмотреть заранее, выбирая зал для конференции.

2. Само здание, в котором находится арендуемый конференц-зал.

Дело в том, что лучше арендовать зал в здании, в котором обустроены офисные помещения бизнес класса А, или немного ниже. Потому, что помимо самого зала, в таком случае будет развитая инфраструктура сооружения. Например наличие хороших парковок, въезда, охраны на входе и на парковке, ограждение территории, хорошее место, например какой-нибудь обеспеченный и ухоженный частный сектор с офисным зданием неподалеку. В случае, если не учитывать такие факторы, то есть риск снять неплохой внутри зал в переделанном старом государственном исследовательском институте, расположенном в промышленном районе с плохой транспортной развязкой, плохим интерьером в коридорах и на этажах, с плохой охраной и парковкой.

В целом критериев оценки какой арендовать зал может быть очень много, но стоит учитывать сначала свои потребности и финансовые возможности, а затем ситуацию в целом. Не редко оптимальный вариант - это снимать конференц зал в крупном бизнес центре или офисном здании. Поскольку там уже при застройке было учтено массу моментов инфраструктуры и внутреннего функционала помещений.